Průvodce poskytováním vysoce kvalitních virtuálních klíčových poznámek a…

Průvodce poskytováním vysoce kvalitních virtuálních klíčových poznámek a webinářů

Jak nastavit perfektní virtuální keynote

V současné době pořádáme virtuální doručování klíčových slov a webináře pro společnosti relativně snadno. Rádi bychom se podělili o některé z našich osvědčených postupů s publikem řečníků, pro které je to relevantní.

Rádi bychom také informovali klienty, kteří o tom možná nevědí jednoduchost toho, jak snadné je nastavit virtuální rozhovory. Náklady na pořádání jsou výrazně nižší než u tradičních konferenčních pódiových sezení, která vyžadují čas strávený mimo a cestovní náklady. S přístupem k dobrým řečníkům nacházíme způsoby, jak přinášet klientům a jejich partnerům silnou pozitivní komunikaci a zlepšovat pozitivitu v době, kdy se od nás všech vyžaduje, abychom si udržovali sociální odstup.

Proč?

Společnosti všude se snaží najít řešení pro virtuální mluvení sdělovat pozitivní zprávy zaměstnancům pracujícím na dálku. Jsou také skvělou metodou, jak projevit empatii vůči zaměstnavateli a zvýšit kvalifikaci. V neposlední řadě mohou tato sezení poskytnout vítanou přestávku od monotónnosti dlouhých období izolace a opětovného spojení lidí.

Ale…

Firmy nepotřebují řečníky, aby se soustředili na negativní obsah týkající se koronaviru. Tyto zprávy převládají v našich zpravodajských sítích, takže zaměření relace by mělo být odkloněno od CV-19 a 99 procent zaměřeno na poskytování řešení.

Screenshot 2020 05 15 at 14.00.05 1024x557 – Průvodce poskytováním vysoce kvalitních virtuálních klíčových poznámek a webinářů

Kolik lidí se může zúčastnit virtuální keynote nebo webináře?

Od 2 do 10,000 XNUMX účastníků online lze virtuální keynote snadno nastavit pomocí správné platformy, která podporuje velikost publika. Zde je článek, který jsme publikovali o videokonferenční platformy a náklady zde.

Jak?

Abychom demonstrovali, jak by mělo probíhat dobře sestavené doručení virtuálních klíčových slov, použijeme skutečnou konferenci které jsme tento týden v květnu dodali se 100% úspěšností. V tomto příspěvku uvidíte odkazy na videa, které ukazují výsledek nahráním naší obrazovky.

„Úspěch“ pro doručení virtuálních klíčových slov je, když veškeré online publikum sleduje a komunikuje bez přerušení služeb a kvalita zvuku a obrazu po dobu trvání virtuální události je perfektní.

V našem případě žádný z našich celosvětové publikum farmaceutických společností 400 zaměstnanci se sídlem po celém světě měli jakékoli problémy s připojením.

Moderátor je v kancelářském studiu a mluvčí z domova. Obě měly v provozu kvalitní zelené pozadí, které divákům dodávalo vysoce profesionální vzhled. Pomáhá to, že reproduktor byl vynikající. Virtuální reproduktory potřebují více než jen obsah schopnost mluvit na kameru, která nevidícítit nebo slyšet emoce 400 lidí, kteří reagují na to, co říkal.

Jak vypadá vysoce kvalitní virtuální keynote?

Špičková virtuální keynote bude při dobrém provedení vypadat blízko scénickému představení. Dosáhnout toho není tak technicky obtížné, jak se zdá. The výběr skvělého řečníka na relevantní téma pro publikum je zásadní. Pokud to uděláte špatně, povede to k znuděnému a nevděčnému publiku. Udělat to správně pomůže motivovat skupinu a kdo bude vděčný za dar virtuálního sezení. Budou povzbuzováni a inspirováni k tomu, aby v budoucnu podnikali pozitivní akce.

Jak vybudovat domácí studio pro virtuální rozhovory

Studio může být doma nebo z profesionálního nahrávacího studia. To bude záviset na umístění mluvčího a regionálních pravidlech sociálního distancování. Nalezení nahrávacího studia může být také preferováno, pokud chcete, aby řečník byl vedle moderátora. Ale jak vám zde na příkladech ukazujeme, reproduktor vysílal živě ze svého domova ve Spojeném království a moderátor byl v hlavních kancelářích klienta v Dánsku. WChci vám říci, jak snadné je zařídit si solidní domácí nahrávací studio.

Pokud plánujete streamovat vysoce kvalitní keynote nebo interaktivní relaci otázek a odpovědí s řečníkem, pak ne reproduktor prostě zírá do svého počítače obrazovka nebo fotoaparát. Měli by se postavit s plně interaktivním pozadím, které vyžaduje zelenou obrazovku, profesionální mikrofon, záznamovou kameru s vysokým rozlišením (i když se nacházejí na domácích počítačích vyšší třídy) a silné osvětlení v místnosti.

Zelená obrazovka – průvodce poskytováním vysoce kvalitních virtuálních klíčových poznámek a webinářů (Typická zelená obrazovka nebo to, co mluvčí umístí za ně)

Studiová světla lze koupit za přibližně 50 dolarů na Amazon.com za tři světla, která obsahují dva reflektory deštníku. Alternativně je jednodušším řešením použít několik úhlových stolních lamp. Podívali jsme se na mikrofony a jeden z nejpopulárnějších a nejlépe vypadajících je modrá Yeti který stojí asi 130 $.Tato sada není tak drahá jak se zdá u mnoha balíčků v rozmezí 200 – 400 USD. Je také možné použít zelenou látku nebo dokonce natřít zeď zeleně za kamerou.

„Pokud reproduktor poskytuje opravdu dobrý virtuální hovor, malá investice do tohoto zařízení je v tomto rychle se vyvíjejícím prostoru dlouhodobá. Pokud některá z AV proměnných, která zahrnuje připojení k internetu, selže nebo vypadne, klienti budou extrémně nešťastní a je nepravděpodobné, že by tento reproduktor nebo potenciálně další reproduktory znovu zarezervovali.“

Zde je odkaz na nedávné kupující průvodce pro domácí nahrávání studiové balíčky. Internetové připojení by mělo být kabelové ethernetovým kabelem a mělo by mít rychlost alespoň 20 mp/s. Bezdrátovému provozu je třeba se vyhnout„Bez ohledu na to, jak silné je připojení, jsou bezdrátová připojení náchylná k výpadku. Otestujte si rychlost svého připojení okamžitě zdarma prostřednictvím Speedtest or Rychle.

Zelená obrazovka agentury Promotivate Speakers – průvodce poskytováním vysoce kvalitních virtuálních klíčových poznámek a webinářů (Zde je náš příklad toho, čím je zelená obrazovka nahrazena, jak ji vidí naše virtuální publikum na pozadí)

Software pro zelenou obrazovku

Řečníci by měli chtít upravit obsah, který se objevil na jejich pódiových prezentacích pro virtuální verzi. To bude znamenat, že se za reproduktorem mohou zobrazovat jakákoli videa, diapozitivy a zvuk, a to jak pro předem nahraný mluvený projev, tak pro živé relace.

To je komplikované, pokud nemáte znalosti o střihu videa. Naštěstí je jich mnoho platformy a aplikace dostupné online umožní jednoduché úpravy a přidání speciálních efektů, které lze vyzkoušet a otestovat. Nejjednodušší balíček, který jsme našli, byl tzv Camtasia 2020 který je k dispozici pro Windows a Mac. Zdálo se, že nákup individuální licence stojí přibližně 250 USD na základě nákupu. Uživatelé Apple by se také mohli podívat Final Cut Pro X která v době psaní tohoto článku má a Denní zkušební doba 90.

Doporučené platformy pro videokonference

Pokud není možnost osobní komunikace, upřednostňuje se videokonference pro pocit spojení se spolupracovníky. Existuje mnoho aplikací a platforem pro videokonference a spolupráci.

Některé, jako je Cisco WebEx, jsou průmyslovými standardy, ale mohou být drahé. Ostatní jsou stále oblíbenější a mohou být dokonce nabízeny zdarma nebo za nízkou cenu.

Na základě našich skutečných zkušeností z poslední doby seřadili jsme 5 nejlepších platforem pro videokonference v následujícím pořadí s ohledem na kvalitu služeb, použitelnost a cenu.

zoom je jedním z nejpopulárnějších řešení pro videokonference pro podniky. Je bohatý na funkce, s různými plány založenými na velikosti podniku a potřebách. Ceny se pohybují od bezplatných základních osobních schůzek po 19.99 $ měsíčně (s minimem 100 hostitelů) pro velké podniky.

Zoom screenshot 1024x664 - Průvodce poskytováním vysoce kvalitních virtuálních klíčových poznámek a webinářů Zdroj: Zoom
Microsfot Teams – Průvodce poskytováním vysoce kvalitních virtuálních klíčových poznámek a webinářů Zdroj: Microsoft Teams
Týmy společnosti Microsoft byla široce přijata jako součást kancelářského balíku Microsoft 365. Teams je užitečný pro velké společnosti. Je možné, že u malých podniků převažují drahé náklady nad výhodami, ale u velkých korporací Teams funguje skvěle, když sjednocuje společnost na centrálním uzlu a standardizuje nástroje potřebné pro práci. Je to pravděpodobně nejlepší platforma pro provozování videokonferencí na velké obrazovce pro velké události, jak ukazuje obrázek níže. Náklady se pohybují od zdarma až po 20 USD měsíčně pro malé a středně velké podniky.
cisco-webex Videokonferenční služba WebEx společnosti Cisco, která je standardní službou, zejména pro ty, kteří mají velký počet členů týmu nebo výjimečně velký podnik, umožňuje připojení ke schůzkám online nebo po telefonu, v závislosti na aktuální poloze a schopnostech účastníka. Cena začíná na 13.50 $ měsíčně.
Snímek obrazovky Cisco WebEx - průvodce poskytováním vysoce kvalitních virtuálních klíčových poznámek a webinářů Zdroj: Cisco WebEx
Snímek obrazovky GoToMeeting 1024x613 – Průvodce poskytováním vysoce kvalitních virtuálních klíčových poznámek a webinářů Zdroj: GoToMeeting
GoToMeeting má mnoho užitečných funkcí, včetně okamžitých schůzek nebo plánování schůzek a zasílání zpráv o schůzkách v aplikaci mezi účastníky. Není to zdarma a ceny GoToMeeting začínají na 14 $ měsíčně pro skupiny až 10 účastníků schůzky a stojí 29 $ měsíčně pro větší skupiny až 150 účastníků.
Google setkat je upgradovaná verze služby Google Hangouts. Je určen pro uživatele G Suite. Google Meet je pro videokonference mezi členy týmu s podobnými funkcemi jako Zoom. Vzhledem k tomu, že mnoho uživatelů provozuje své firemní e-mailové účty prostřednictvím serverů Google, očekáváme, že Meet rychle poroste v žebříčku.
Snímek obrazovky Google Meet – Průvodce poskytováním vysoce kvalitních virtuálních klíčových poznámek a webinářů Zdroj: Google

Jaká jsou témata virtuálního mluvení na vyžádání?

Koronavirus vedl k poptávce od odborných řečníků na řadu zavedených řečnických témat. Témata a dovednosti potřebné k nejlepšímu zvládat obtížné situace jsou přímo použitelné na společnosti dobře pracovat s opatřeními izolace a sociálního odstupu, které ovlivňují výkon na úrovni zaměstnanců a společnosti. Zde jsou:

#Odolnost – Překonejte nepřízeň osudu tím, že budete odolnější v měnících se a náročných časech

#Správa změn – Jak zaměstnavatelé a zaměstnanci provádějí seismický posun v myšlení, který je nutný k přizpůsobení se novému světu a novému způsobu práce

#Kulturní změna – Mnoho organizací bude nuceno provádět personální změny a nábor lokálně, aby nahradily mezinárodně různorodé týmy. Jaké zásady lze přijmout, aby byla změna účinná a byla vnímána pozitivně

#Sdělení – Jak efektivně komunikovat pomocí dostupných technologií a jak často bychom měli komunikovat

#Odbyt & #Vysoký výkon - Jak izolovaně udržet a dokonce i růst prodejních kanálů. Jak vybudovat vlastní síť sektorových odborníků, která pomůže růstu, když se sociálně distancujeme

#Motivace– Všechny vstupy řečníků by měly být #motivační pro všechna tato témata a sdělovat pozitivní zprávy. Čistě motivačního řečníka lze virtuálně zapojit, aby inspiroval skupiny v náročných časech

#Vedení lidí - Jak vedete a inspirujete týmy k výkonu v časech extrémních obtíží. Jak často byste měli mluvit se vzdálenými zaměstnanci? Jaké zprávy by měl silný vůdce rozdávat a jakým komentářům se vyhnout?

#Budoucí práce - Kde chce být vaše společnost v budoucnosti? Jaké jsou pravděpodobné změny infrastruktury; změny rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem, potřeba být flexibilní a adaptabilní na změny.

Zde jsou řečníci a témata, na která mohou virtuálně hovořit s publikem:

Nastavení a technické požadavky pro virtuální rozhovory

Vyberte si silného moderátora kteří buď vědí, nebo budou zkoumat společnost a sektor. Dobrý moderátor bude tahat za nitky, dodávat energii a je interakcí mezi online publikem (které bude posílat otázky pro řečníka) a řečníkem. Pokud možno my doporučit vedení organizace moderovat protože poskytuje vysílací čas a projevuje empatii shora.

"Moderátor je tedy tváří společnosti."

Vyberte silný reproduktor na relevantní téma zájmu, z těch, které jsme uvedli výše. Přednášející by měl mít kromě svých zkušeností domov nastavení nahrávání ve studiu které jsme nastínili výše. Další možností je cestovat do místního nahrávacího studia nebo dokonce do kanceláře klienta, odkud živý přenos nahrát. Ve většině měst jsou nahrávací studia, která tyto služby poskytují.

Screenshot 2020 05 15 at 14.04.05 1024x531 – Průvodce poskytováním vysoce kvalitních virtuálních klíčových poznámek a webinářů Jim Lawless: Zelená obrazovka
bear grylls 2 – Průvodce poskytováním vysoce kvalitních virtuálních klíčových poznámek a webinářů Bear Grylls: Teaser Video – Kliknutím na obrázek přehrajete
Informujte řečníka alespoň 3 dny před rozhovorem prodiskutujte cíle a požadované výsledky. Chcete-li pomoci vybudovat publikum, nechte mluvčího poslat maximálně dvě minuty 'Teaser Video' ohlášení své účasti a shrnutí toho, o čem bude řeč. Zde je upoutávka Bear Grylls zaznamenané jako příklad pro nadcházející konferenci.
Omezte na 35 - 30 minut pro předání hlavní přednášky následované otázkami a odpověďmi. Naše zkušenosti ukazují, že překročení celkové doby 45 minut bude pravděpodobně kontraproduktivní. Vezměte si, že diváci sedí před počítače s přístupem na internet, e -mail a jiné rušivé vlivy. Pracujeme také s reproduktory, kteří jsou velmi pohodlní a efektivní komunikátoři po dobu až 90 minut. Ale pro většinu skupin se doporučuje kratší doba trvání.

9 klíčových prvků a pořadí virtuální relace by mělo být následující;

(1) Projekt virtuální čekárna oblast se otevře 5 minut předem smyčkovým videem reproduktoru cca 30 sekund

(Ii) Moderátor to udělá přesně včas přivítejte hosty, připravte scénu a představte řečníka.

iii) Přehrajte úvodní video mluvčího (obvykle až 3 minuty dlouhé>

(iv) kolem 30 minut řečník končí jejich hlavní slovo a otevírá otázky.

(V) moderátor vybere otázky z publika, které lze odeslat pomocí chatovací místnosti na většině platforem pro videokonference. Nebo pro větší interaktivitu pomocí aplikace jako pevný for spouštění anket a generování užitečné zpětné vazby od online publika. Tato relace trvá tak dlouho, dokud se moderátor domnívá, že se situace hodí.

(Vi) Moderátor bude ukončete celou relaci do 45 minut (Uvědomte si, že některé bezplatné verze softwaru pro videokonference mají časové omezení. Bezplatná verze Zooms umožňuje až 100 uživatelů a omezuje konferenci na 40 minut, a automaticky vypne relaci, pokud uživatel překročí svůj časový limit.

(vii) Získejte zpětnou vazbu od svého publika ve stejný den, dokud je v čerstvé paměti. Užili si to? Byla relace hodnotná? Co se nejvíce naučili? Mají návrhy na zlepšení? Chtěli by se účastnit budoucích virtuálních relací?

(viii) Sdílejte zpětnou vazbu se svým publikem co nejvíce. Doporučujeme také požádat přednášejícího, aby vytvořil shrnutí svých klíčových bodů a zahrnul je. Podívejte se na příklad vpravo, který jsme rozeslali na nedávnou virtuální přednášku předního řečníka Jim Lawless na 400 lidí v globální farmaceutické společnosti.

(ix) Konečně, zkontrolovat celý virtuální proces. Organizace a nastavení by mělo být velmi snadné. Pokud tomu tak nebylo, podívejte se na to, kde problémy vznikly, ze zpětné vazby od publika a opravte je pro další relaci.

Příklad rekapitulace Deset pravidel pro zkrocení tygrů Rekapitulace jména klienta odstraněna Kopie z května 2020 – Průvodce poskytováním vysoce kvalitních virtuálních klíčových poznámek a webinářů (Následné poznámky Jima Lawlesse po jeho virtuální keynote)

Na závěr

Virtuální mluvení lze snadno profesionálně nastavit, je nákladově efektivní a mělo by být mimořádně efektivním nástrojem pro sdělování pozitivity izolovaným zaměstnancům. Nebo možná pro zapůsobení na klientské partnery.

Máte-li jakékoli dotazy ohledně toho, jak vést úspěšnou sérii přednášejících virtuálních keynote nebo webinářů, rádi si promluvíme na platformě pro videokonference a provedeme vás.

Jonathan Curran, generální ředitel

Propagujte agenturu reproduktorů