Guía para la entrega de conferencias virtuales y seminarios web de alta calidad

Cuando la comunicación en persona no es una opción, se prefiere la videoconferencia para sentirse conectado con sus compañeros de trabajo. Existen numerosas aplicaciones y plataformas para videoconferencia y colaboración.

Algunos, como Cisco WebEx, son estándares de la industria pero pueden ser costosos. Otros están creciendo en popularidad e incluso se pueden ofrecer gratis o a bajo costo.

Basado en nuestra experiencia actual en los últimos tiempos Hemos clasificado las 5 mejores plataformas de videoconferencia en el siguiente orden al considerar la calidad del servicio, la usabilidad y el precio.

por Zoom es una de las soluciones de videoconferencia más populares para empresas. Es rico en funciones, con varios planes basados ​​en el tamaño y las necesidades del negocio. Los precios van desde gratis para reuniones personales básicas hasta $ 19.99 por mes (con un mínimo de 100 anfitriones) para grandes empresas.

Microsoft Teams ha sido ampliamente adoptado como parte de la suite ofimática Microsoft 365. Teams es útil para grandes empresas. Es posible que para las pequeñas empresas los costos caros superen los beneficios, pero para las grandes corporaciones, Teams trabaja muy bien para unificar a la compañía en un centro central y estandariza las herramientas necesarias para el trabajo. Podría decirse que es la mejor plataforma para ejecutar videoconferencias en la pantalla grande para grandes eventos, como se muestra en la imagen a continuación. Los costos varían de gratis a $ 20 por mes para pequeñas y medianas empresas.

Cisco WebEx es un servicio estándar de la industria, especialmente para aquellos con una gran cantidad de miembros del equipo o una empresa excepcionalmente grande, el servicio de videoconferencia WebEx de Cisco permite unirse a reuniones en línea o por teléfono, dependiendo de la ubicación y la capacidad del participante en ese momento. El precio comienza en $ 13.50 por mes.

GoToMeeting tiene muchas características útiles, que incluyen reuniones instantáneas o programación de reuniones y mensajes de reunión en la aplicación entre los participantes. No es gratis y los precios de GoToMeeting comienzan en $ 14 por mes para grupos de hasta 10 participantes en la reunión y cuesta $ 29 por mes para grupos más grandes de hasta 150 participantes.

Reunión de Google es una versión mejorada de Google Hangouts. Está diseñado para usuarios de G Suite. Google Meet es para reuniones de video entre los miembros del equipo, con características similares a Zoom. Con muchos usuarios operando sus cuentas de correo electrónico de negocios a través de los servidores de Google, esperamos que Meet suba rápidamente en la clasificación.

¿Cuáles son los temas de conversación virtual bajo demanda?

El coronavirus ha llevado a la demanda de oradores expertos en una variedad de temas de oratoria establecidos. Los temas y las habilidades requeridas para mejorar gestionar circunstancias difíciles son directamente aplicables a las empresas trabajar bien con medidas de aislamiento y distanciamiento social que están afectando el desempeño a nivel de empleados y empresas. Aquí están:

#Resiliencia - Superar la adversidad siendo más resistente en tiempos cambiantes y desafiantes

#Gestión del cambio - ¿Cómo hacen los empleadores y empleados para hacer el cambio sísmico en la mentalidad que se requiere para adaptarse a un nuevo mundo y una nueva forma de trabajar?

#Cambio cultural - Muchas organizaciones se verán obligadas a realizar cambios de personal y reclutar localmente para reemplazar equipos internacionalmente diversos. Qué políticas se pueden adoptar para que el cambio sea efectivo y se vea positivamente

#Comunicación - ¿Cómo nos comunicamos efectivamente usando las tecnologías disponibles y con qué frecuencia deberíamos comunicarnos?

#Ventas & #Alto rendimiento - Cómo retener e incluso aumentar los canales de ventas bajo aislamiento. Cómo construir su propia red de expertos del sector que ayudará al crecimiento cuando nos distanciamos socialmente

#Motivación- Todas las entradas de los oradores deben ser #motivacionales para todos estos temas, comunicando mensajes positivos. Un orador motivador puro puede participar virtualmente para inspirar a grupos en tiempos difíciles

#Liderazgo - ¿Cómo lideras e inspiras a los equipos a actuar en tiempos de extrema dificultad? ¿Con qué frecuencia debería hablar con empleados remotos? ¿Qué mensajes debe dar un líder fuerte y qué comentarios deben evitarse?

#Trabajo futuro - ¿Dónde quiere estar su empresa en el futuro? ¿Cuáles son los posibles cambios en la infraestructura? cambios en el equilibrio trabajo / vida, la necesidad de ser flexible y adaptable a los cambios.

Aquí hay oradores y los temas en los que están bien ubicados para hablar virtualmente al público:

La configuración y los requisitos técnicos para las conversaciones virtuales

Elige un moderador fuerte quién sabe o investigarán la empresa y el sector. Un buen moderador moverá los hilos, dará energía y es la interacción entre la audiencia en línea (que enviará preguntas para el orador) y el orador. Si es posible nosotros recomendar que el liderazgo de una organización moderada ya que proporciona tiempo aire y muestra empatía desde arriba.

"El moderador es, por lo tanto, la cara de la empresa".

Seleccione un orador fuerte sobre un tema de interés relevante, de los que mencionamos anteriormente. El orador debe, además de su experiencia, tener el inicio configuración de grabación de estudio que hemos estado esbozando arriba. Otra opción es viajar a un estudio de grabación local o incluso a la oficina del cliente para grabar la transmisión en vivo. Hay estudios de grabación en la mayoría de las ciudades que brindan estos servicios.

Informe al orador al menos 3 días antes de la charla para discutir los objetivos y los resultados deseados. Para ayudar a construir la audiencia, haga que el orador envíe un máximo de dos minutos 'Video teaser' anunciando su participación y un resumen de lo que hablarán. Aquí está el adelanto Bear Grylls grabado a modo de ejemplo para una próxima conferencia.

Limite a 35-30 minutos para la entrega del discurso de apertura seguido de preguntas y respuestas. Nuestra experiencia muestra que es probable que ir más allá de un tiempo total de 45 minutos sea contraproducente. Considere que los espectadores están sentados frente a computadoras con acceso a internet, correo electrónico y otras distracciones. También trabajamos con oradores que son comunicadores muy cómodos y efectivos por hasta 90 minutos. Pero para la mayoría de los grupos, se recomienda una duración más corta.

Los 9 elementos clave y el orden de la sesión virtual debe ser como sigue;

(1) La acreditación sala de espera virtual el área se abre 5 minutos antes con un video de altavoz en bucle c.30 segundos

(Ii) Exactamente a tiempo, el moderador bienvenidos invitados, preparar el escenario y presentar al orador.

iii) Reproduzca el video introductorio del orador (generalmente de hasta 3 minutos de duración>

(iv) alrededor 30 minutos el orador concluye su keynote y se abre para preguntas.

(V) el moderador seleccionará preguntas de la audiencia, que pueden enviarse utilizando la sala de chat en la mayoría de las plataformas de videoconferencia. O para una mayor interactividad usando una aplicación como deslizante for realizar encuestas y generar comentarios útiles de la audiencia en línea. Esta sesión dura tanto tiempo como el moderador sienta que se ajusta a la situación.

(vi) El moderador lo hará cerrar la sesión completa en 45 minutos (tenga en cuenta que algunas versiones gratuitas del software de videoconferencia tienen límites de tiempo de duración. La versión gratuita de Zooms permite hasta 100 usuarios y limita la conferencia a 40 minutosy apaga automáticamente la sesión si el usuario supera su límite de tiempo.

(vii) Recibe comentarios el mismo día de tu audiencia mientras está fresco en sus mentes. ¿Lo disfrutaron? ¿Fue valiosa la sesión? ¿Qué aprendieron más? ¿Tienen sugerencias para hacer mejoras? ¿Les gustaría participar en futuras sesiones virtuales?

(viii) Comparta los comentarios con su audiencia tanto como sea posible. Recomendamos también pedirle al orador que produzca un resumen de sus puntos clave e incluya esto. Vea el ejemplo a la derecha que enviamos para una charla virtual reciente del orador principal jim sin ley a 400 personas en una compañía farmacéutica global.

(ix) Finalmente, revisar todo el proceso virtual. Debería ser muy fácil de organizar y configurar. Si no fue así, mire dónde surgieron los problemas de los comentarios de la audiencia y corríjalos para la próxima sesión.