Juhend kvaliteetsete virtuaalsete põhiettekannete esitamiseks ja…

Juhend kvaliteetsete virtuaalsete ettekannete ja veebiseminaride edastamiseks

Täiusliku virtuaalse peakõne seadistamine

Korraldame praegu ettevõtetele suhteliselt hõlpsalt virtuaalset põhiettekannet ja veebiseminare. Soovime jagada mõningaid oma häid tavasid esinejate publikuga, kelle jaoks see on asjakohane.

Samuti soovime teavitada kliente, kes ei pruugi sellest teadlikud olla lihtsus selle kohta, kui lihtne on virtuaalvestlusi seadistada. Nende korraldamise kulud on oluliselt madalamad kui traditsioonilised konverentsilaval põhinevad istungid, mis hõlmavad äraoleku- ja reisikulusid. Juurdepääsuga headele esinejatele leiame viise, kuidas tuua klientidele ja nende partneritele tugevat positiivset suhtlust, parandades positiivsust ajal, mil meil kõigil palutakse hoida sotsiaalset distantsi.

Miks?

Ettevõtted kõikjal otsivad virtuaalse kõne lahendusi edastada kaugtöötavatele töötajatele positiivseid sõnumeid. Need on ka suurepärane meetod tööandja empaatia näitamiseks ja oskuste täiendamiseks. Viimane, kuid mitte vähem oluline, need seansid saavad pakkuda teretulnud puhkust monotoonsusest pikkadeks isolatsiooniperioodideks ja inimestega taasühendamiseks.

Aga…

Ettevõtted ei vaja esinejaid, et keskenduda koroonaviirusega seotud negatiivsele sisule. Need sõnumid domineerivad meie uudistevõrgustikes, seega tuleks seansi fookus CV-19-st ja 99 protsenti on suunatud lahenduse pakkumisele.

Ekraanitõmmis 2020. 05. 15. kell 14.00.05 1024x557 – juhend kvaliteetsete virtuaalsete põhiettekannete ja veebiseminaride edastamiseks

Kui palju inimesi saab virtuaalsel peaettekandel või veebiseminaril osaleda?

2 kuni 10,000 XNUMX osalejat veebis on virtuaalsed põhikõned hõlpsasti seadistatavad, kasutades õiget platvormi, mis toetab publiku suurust. Siin on artikkel, mille me selle kohta avaldasime videokonverentsiplatvormid ja kulud siin.

Kuidas?

Et näidata, kuidas hästi koostatud virtuaalne põhiettekanne peaks kulgema, kasutame tõelist konverentsi et me sel mai nädalal 100% eduga kohale jõudsime. Näete selles postituses videolinke, mis näitavad tulemust, salvestades meie ekraani.

Virtuaalse põhiettekande „edu“ on see, millal kogu online-publik vaatab ja suhtleb ilma teenuste katkestusteta ning heli- ja pildikvaliteet on virtuaalse sündmuse ajal täiuslik.

Meie puhul mitte keegi meie omadest Ülemaailmsete farmaatsiaettevõtete vaatajaskond on 400 kogu maailmas asuvatel töötajatel oli ühendusprobleeme.

Moderaator on kontoristuudios ja esineja kodust. Mõlemal oli töökorras kvaliteetne roheline ekraan, mis andis publikule professionaalse välimuse. See aitab, et kõneleja oli suurepärane. Virtuaalsed kõlarid vajavad rohkem kui sisu, mida nad nõuavad võime rääkida kaameraga, mis ei näe, tunnetage või kuulge 400 inimese emotsioone, kes reageerivad tema öeldule.

Milline näeb välja kvaliteetne virtuaalne peaettekanne?

Tippkvaliteetne virtuaalne põhiettekanne näeb hästi tehtud lavastusele lähedane. Selle saavutamine pole tehniliselt nii keeruline, kui tundub. The suurepärase esineja valik asjakohasel teemal publiku jaoks on hädavajalik. Selle valesti eksimine toob kaasa igavleva ja tänamatu publiku. Selle õigeks saamine aitab motiveerida rühma ja kes on tänulikud virtuaalseansi kingituseks. Neid julgustatakse ja inspireeritakse positiivsete meetmete elluviimiseks.

Virtuaalsete vestluste pidamiseks kodustuudio loomine

Stuudio võib olla kodus või professionaalsest salvestusstuudiost. See oleneb kõneleja asukohast ja piirkondlikest sotsiaalse distantseerumise reeglitest. Samuti võib eelistada salvestusstuudio leidmist, kui soovite, et kõneleja oleks moderaatori kõrval. Aga nagu me teile siin näidetes näitame, kõneleja edastas otseülekande oma kodust Ühendkuningriigis ja moderaator oli kliendi peakontoris Taanis. WTahan teile öelda, kui lihtne on luua korralik kodune salvestusstuudio.

Kui kavatsete voogesitada kvaliteetset põhiettekannet või interaktiivset küsimuste ja vastuste seanssi koos kõnelejaga, siis pole kõneleja vaatab lihtsalt oma arvutisse ekraan või kaamera. Nad peaksid seisma täielikult interaktiivse taustaga, mis nõuab rohelist ekraani, professionaalset mikrofoni, kõrglahutusega salvestuskaamerat (kuigi neid leidub kõrgema klassi koduarvutites) ja tugev valgustus ruumis.

Roheline ekraan – juhend kvaliteetsete virtuaalsete põhiettekannete ja veebiseminaride pakkumiseks (Tüüpiline roheline ekraan või see, mida kõneleja nende taha asetab)

Stuudiovalgusteid saab Amazon.com-ist osta umbes 50 dollari eest kolm tuld, mis sisaldavad kahte vihmavarju helkurit. Alternatiivina on lihtsam lahendus kasutada paari nurgelist laualampi. Vaatasime mikrofone ja üks populaarsemaid ja parima välimusega on Blue Yeti mis maksab umbes 130 dollarit.See komplekt ei ole nii kallis nagu tundub paljude 200–400 dollari suuruste pakettide puhul. Kaamera taga on võimalik kasutada ka rohelist kangast või isegi seina roheliseks värvida.

„Kui kõlar esitab tõeliselt head virtuaalset kõnet, on väike investeering sellesse seadmesse selles kiiresti arenevas ruumis pikas perspektiivis. Kui mõni AV-muutujatest, mis sisaldab Interneti-ühendust, ebaõnnestub või katkeb, on kliendid äärmiselt õnnetud ja tõenäoliselt ei broneerita seda kõlarit ega potentsiaalselt teisi kõlareid.

Siin on link hiljutiste ostjate kohta juhend koduseks salvestamiseks stuudiopaketid. Interneti-ühendus peab olema ühendatud Etherneti kaabliga ja selle kiirus peab olema vähemalt 20 mpbs. Traadita jooksmist tuleb vältida, kuna olenemata sellest, kui tugev ühendus on, võivad traadita ühendused katkeda. Testige oma ühenduse kiirust kohe tasuta kaudu Speedtest or Kiire.

Esinejate agentuuri rohelise ekraani taust – juhend kvaliteetsete virtuaalsete põhiettekannete ja veebiseminaride pakkumiseks (Siin on meie näide selle kohta, millega roheline ekraan asendatakse, nagu meie virtuaalne publik taustal näeb)

Green Screen tarkvara

Kõnelejad peaksid seda tahtma kohandada nende lavaesitlustel ilmunud sisu virtuaalse versiooni jaoks. See tähendab, et kõik videod, slaidid ja helid võivad kõlari taha ilmuda nii eelsalvestatud kõnede kui ka otsesessioonide ajal.

See on keeruline, kui teil puuduvad teadmised video redigeerimisest. Õnneks on neid palju Internetis saadaolevad platvormid ja rakendused võimaldavad lihtsat redigeerimist ja eriefektide lisamine, mida saab proovida ja katsetada. Lihtsaim pakett, mille leidsime, oli nn Camtasia 2020 mis on saadaval Windowsi ja Maci jaoks. Individuaalse litsentsi ostmine näis maksvat umbes 250 dollarit. Apple'i kasutajad võivad ka vaadata Final Cut Pro X millel on selle artikli kirjutamise ajal a 90-päevane tasuta prooviversioon.

Soovitatavad videokonverentsiplatvormid

Kui isiklik suhtlemine pole võimalik, eelistatakse töökaaslastega seotuse tundmiseks pidada videokonverentse. Videokonverentside ja koostöö jaoks on palju rakendusi ja platvorme.

Mõned, näiteks Cisco WebEx, on tööstusharu standardid, kuid võivad olla kallid. Teiste populaarsus kasvab ja neid võidakse pakkuda isegi tasuta või madala hinnaga.

Põhineb meie viimase aja tegelikel kogemustel oleme järjestanud 5 parimat videokonverentsiplatvormi järgmises järjekorras võttes arvesse teenuse kvaliteeti, kasutatavust ja hinda.

Zoom on üks populaarsemaid videokonverentsilahendusi ettevõtetele. See on funktsioonirikas ning erinevate plaanidega, mis põhinevad ettevõtte suurusel ja vajadustel. Hinnad ulatuvad tavaliste isiklike kohtumiste tasuta eest kuni 19.99 dollarini kuus (vähemalt 100 võõrustajaga) suurettevõtete jaoks.

Suumi ekraanipilt 1024 x 664 – juhend kvaliteetsete virtuaalsete põhiettekannete ja veebiseminaride edastamiseks Allikas: Suum
Microsfoti meeskonnad – juhend kvaliteetsete virtuaalsete põhiettekannete ja veebiseminaride pakkumiseks Allikas: Microsoft Teams
Microsoft Teams on laialdaselt kasutusele võetud osana Microsoft 365 kontorikomplektist. Meeskonnad on kasulikud suurtele ettevõtetele. Võimalik, et väikeettevõtete jaoks kaaluvad kallid kulud üles kasu, kuid suurettevõtete jaoks töötab Teams suurepäraselt, et koondada ettevõtet kesksesse sõlmpunkti ja ühtlustada tööks vajalikud tööriistad. See on vaieldamatult parim platvorm videokonverentside korraldamiseks suurel ekraanil suurte sündmuste jaoks, nagu allpool olev pilt näitab. Kulud varieeruvad väikeste ja keskmise suurusega ettevõtete puhul tasuta kuni 20 dollarini kuus.
cisco-webex on tööstusharu standardteenus, eriti neile, kellel on palju meeskonnaliikmeid või erakordselt suur ettevõte, Cisco WebEx videokonverentsiteenus võimaldab koosolekutel liituda Internetis või telefoni teel, olenevalt osaleja asukohast ja võimalustest. Hind algab 13.50 dollarist kuus.
Cisco WebExi ekraanipilt – juhend kvaliteetsete virtuaalsete põhiettekannete ja veebiseminaride pakkumiseks Allikas: Cisco WebEx
GoToMeetingi ekraanipilt 1024 x 613 – juhend kvaliteetsete virtuaalsete peakõnede ja veebiseminaride edastamiseks Allikas: GoToMeeting
GoToMeeting sisaldab palju kasulikke funktsioone, sealhulgas kiirkoosolekud või koosolekute ajastamine ja rakendusesisene koosolekute sõnumside osalejate vahel. See ei ole tasuta ja GoToMeetingi hinnakujundus algab 14 dollarist kuus kuni 10 koosolekul osalejaga rühmade puhul ja maksab 29 dollarit kuus suuremate kuni 150 osalejaga rühmade puhul.
Google Meet on Google Hangoutsi täiendatud versioon. See on mõeldud G Suite'i kasutajatele. Google Meet on mõeldud meeskonnaliikmete videokoosolekuteks, millel on Zoomiga sarnased funktsioonid. Kuna paljud kasutajad kasutavad oma ettevõtte meilikontosid Google'i serverite kaudu, eeldame, et Meet tõuseb edetabelis kiiresti ülespoole.
Google Meeti ekraanipilt – juhend kvaliteetsete virtuaalsete põhiettekannete ja veebiseminaride edastamiseks Allikas: Google

Mis on nõutavad virtuaalse kõne teemad?

Koroonaviirus on põhjustanud asjatundlike esinejate nõudlust paljudel väljakujunenud kõneteemadel. Parimaks saavutamiseks vajalikud teemad ja oskused raskete olukordade haldamine on ettevõtetele otseselt kohaldatavad töötades hästi isolatsiooni ja sotsiaalse distantseerumise meetmetega, mis mõjutavad tulemuslikkust töötaja ja ettevõtte tasandil. Siin nad on:

#Vastupidavus – Ebaõnnetuste ületamine, olles muutuvates ja väljakutseid pakkuvates aegades vastupidavam

#Muutuste juhtimine – Kuidas teevad tööandjad ja töötajad mõtteviisis seismilist nihet, mis on vajalik uue maailma ja uue tööviisiga kohanemiseks?

#Kultuurimuutus – Paljud organisatsioonid on sunnitud tegema personalimuutusi ja värbama kohalikke töötajaid, et asendada rahvusvaheliselt eripalgelisi meeskondi. Milliseid poliitikaid saab kasutusele võtta, et muudatus oleks tõhus ja positiivselt nähtav

#Kommunikatsioon – Kuidas me olemasolevaid tehnoloogiaid kasutades tõhusalt suhtleme ja kui sageli peaksime suhtlema

#Müük & #Suur jõudlus – Kuidas säilitada ja isegi kasvatada müügitorusid isolatsioonis. Kuidas luua oma sektori ekspertide võrgustik, mis aitab majanduskasvule kaasa, kui oleme sotsiaalselt distantseerunud

# Motivatsioon– Kõik kõneleja sisendid peaksid olema kõigi nende teemade jaoks #motiveerivad, edastades positiivseid sõnumeid. Puhtalt motiveerivat kõnelejat saab virtuaalselt kaasata, et inspireerida gruppe keerulistel aegadel

#Juhtimine – Kuidas juhtida ja inspireerida meeskondi esinema äärmuslikel raskustel. Kui sageli peaksite kaugtöötajatega rääkima? Milliseid sõnumeid peaks tugev juht välja andma ja milliseid kommentaare tuleks vältida?

#Tuleviku töö – Kus soovib teie ettevõte tulevikus olla? Millised on tõenäolised muudatused infrastruktuuris; muutused töö ja eraelu tasakaalus, vajadus olla paindlik ja muutustega kohanemisvõimeline.

Siin on esinejad ja teemad, mida nad saavad publikuga virtuaalselt kõnetada:

Virtuaalsete vestluste seadistamine ja tehnilised nõuded

Valige tugev moderaator kes teab või uurib ettevõtet ja sektorit. Hea moderaator tõmbab niite, annab energiat ja suhtleb online-publiku (kes saadab kõnelejale küsimusi) ja kõneleja vahel. Võimalusel meie soovitada, et organisatsiooni juhtkond oleks mõõdukas kuna see annab eetriaega ja näitab ülalt empaatiat.

"Moderaator on seega ettevõtte nägu."

Valige tugev kõlar asjakohasel huvipakkuval teemal ülalmainitutest. Kõnelejal peaks lisaks oma kogemustele olema ka kodus stuudiosalvestuse seadistamine mida me eespool kirjeldasime. Teine võimalus on reisida kohalikku salvestusstuudiosse või isegi kliendi kontorisse, et otseülekannet salvestada. Enamikus linnades on neid teenuseid pakkuvad salvestusstuudiod.

Ekraanitõmmis 2020. 05. 15. kell 14.04.05 1024x531 – juhend kvaliteetsete virtuaalsete põhiettekannete ja veebiseminaride edastamiseks Jim Lawless: Roheline ekraan
bear grylls 2 – juhend kvaliteetsete virtuaalsete põhiettekannete ja veebiseminaride pakkumiseks Bear Grylls: Teaser Video – esitamiseks klõpsake pildil
Lühidalt kõnelejat vähemalt 3 päeva enne vestlust, et arutada eesmärke ja soovitud tulemusi. Publiku suurendamiseks laske kõnelejal saata maksimaalselt kaks minutit "Tiiservideo" oma osalemisest teada andmine ja kokkuvõte sellest, millest nad räägivad. Siin on teaser Karu Grylls salvestatud näitena tulevase konverentsi jaoks.
Piirake 35-30 minutiga põhiettekandele, millele järgneb Q&A. Meie kogemus näitab, et 45 minutist pikema aja ületamine on tõenäoliselt kahjulik. Mõelge, et vaatajad istuvad ees arvutid juurdepääsuga Internetile, e-postile ja muud segajad. Töötame ka kõlaritega, kes on väga mugavad ja tõhusad suhtlejad kuni 90 minutit. Kuid enamiku rühmade jaoks on soovitatav lühem kestus.

9 võtmeelementi ja virtuaalseansi järjekord peaks olema järgmine;

(1) . virtuaalne ooteruum ala avaneb 5 minutit varem koos kõlarivideoga umbes 30 sekundit

(Ii) Täpselt õigel ajal teeb moderaator tervitage külalisi, seadke stseen ja tutvustage esinejat.

iii) Esitage kõneleja tutvustavat videot (tavaliselt kuni 3 minutit pikk>

(iv) umbes 30 minutit kõneleja lõpetab nende põhiettekanne ja avab küsimusi.

(V) moderaator valib publiku seast küsimused, mida saab saata enamiku videokonverentsiplatvormide jututubade kaudu. Või suurema interaktiivsuse jaoks, kasutades rakendust nagu tahke eest küsitluste korraldamine ja kasuliku tagasiside loomine veebipublikult. See seanss kestab nii kaua, kuni moderaator arvab, et see olukorrale sobib.

(Vi) Moderaator teeb sulgege kogu seanss 45 minuti jooksul (pidage meeles, et mõnel videokonverentsi tarkvara tasuta versioonil on ajapiirangud. Zooms tasuta versioon võimaldab kuni 100 kasutajat ja piirab konverentsi 40 minutigaja lülitab seansi automaatselt välja, kui kasutaja ületab ajapiirangu.

vii) Saate samal päeval oma publikult tagasisidet, kui see on neil värskelt meeles. Kas nad nautisid seda? Kas seanss oli väärtuslik? Mida nad kõige rohkem õppisid? Kas neil on ettepanekuid paranduste tegemiseks? Kas nad tahaksid tulevastel virtuaalseanssidel osaleda?

viii) Jagage tagasisidet oma publikuga nii palju kui võimalik. Samuti soovitame paluda kõnelejal teha kokkuvõte oma põhipunktidest ja lisada see. Vaadake paremal olevat näidet, mille saatsime välja juhtiva kõneleja hiljutise virtuaalse kõne jaoks Jim Lawless 400 inimesele ülemaailmses ravimifirmas.

(ix) Lõpuks vaadake üle kogu virtuaalne protsess. Seda peaks olema väga lihtne korraldada ja seadistada. Kui ei olnud, siis vaadake, kus probleemid publiku tagasisidest tekkisid ja parandage need järgmiseks seansiks.

Järeltegevuse kokkuvõte näide Kümme tiigrite taltsutamise reeglit Kliendinime kokkuvõte eemaldati 2020. aasta mai koopia – juhend kvaliteetsete virtuaalsete peakõnede ja veebiseminaride edastamiseks (Jim Lawlessi järelmärkused pärast tema virtuaalset peaettekannet)

Kokkuvõtteks

Virtuaalset kõnelemist on lihtne professionaalselt seadistada, see on kulutõhus ja see peaks olema äärmiselt tõhus vahend positiivsuse edastamiseks eraldatud töötajatele. Või võib-olla kliendipartneritele mulje avaldamiseks.

Kui teil on üldse küsimusi eduka virtuaalse põhiettekande või veebiseminari esinejate sarja korraldamise kohta, räägime hea meelega videokonverentsiplatvormil ja juhendame teid.

Jonathan Curran, tegevdirektor

Kõnelejate agentuur