Guide pour fournir des keynotes virtuels de haute qualité et…

Guide pour offrir des conférences et webinaires virtuels de haute qualité

Comment configurer la keynote virtuelle parfaite

Nous organisons des conférences virtuelles et des webinaires pour les entreprises avec une relative facilité en ces temps. Nous aimerions partager certaines de nos bonnes pratiques avec notre public d'intervenants pour qui cela est pertinent.

Nous souhaitons également informer les clients qui ne connaissent peut-être simplicité de mise en place de discussions virtuelles. Leur coût d'hébergement est nettement inférieur à celui des sessions traditionnelles sur scène, qui impliquent des temps d'absence et des frais de déplacement. Grâce à l'accès à de bons orateurs, nous trouvons des moyens d'apporter des communications positives fortes aux clients et à leurs partenaires, améliorant la positivité à un moment où nous sommes tous invités à garder une distance sociale.

Pourquoi ?

Partout dans le monde, les entreprises se démènent pour trouver des solutions de communiquer des messages de positivité aux employés travaillant à distance. Ils sont également une excellente méthode pour montrer de l'empathie envers les employeurs et offrir des compétences avancées. Enfin et surtout, ces sessions peuvent offrir une pause bienvenue de la monotonie de longues périodes d'isolement et de reconnecter les gens.

Mais…

Sociétés pas besoin de haut-parleurs pour se concentrer sur le contenu négatif concernant le coronavirus. Ces messages dominent nos réseaux d'information, de sorte que l'objectif de la session devrait être détourné du CV-19 et 99% orientés vers la fourniture de la solution.

Capture d'écran 2020 05 15 à 14.00.05 1024x557 - Guide pour offrir des keynotes et webinaires virtuels de haute qualité

Combien de personnes peuvent assister à une conférence virtuelle ou à un webinaire virtuel?

De 2 à 10,000 XNUMX participants en ligne, les keynotes virtuels sont facilement configurés à l'aide de la bonne plateforme, qui prend en charge la taille de l'audience. Voici un article que nous avons publié sur le plates-formes de vidéoconférence et coûts ici.

Comment s’y prendre?

Afin de montrer comment une livraison de keynote virtuelle bien composée doit s'exécuter, nous allons utiliser une vraie conférence que nous avons livré avec 100% de succès cette semaine en mai. Vous verrez des liens vidéo dans cet article qui montrent le résultat en enregistrant notre écran.

Le «succès» pour une présentation virtuelle de keynote est quand tout le public en ligne regarde et interagit sans interruption de service, et la qualité du son et de l'image pendant la durée de l'événement virtuel est parfaite.

Dans notre cas, aucun de nos audience mondiale de 400 sociétés pharmaceutiques les employés, basés dans le monde entier, avaient des problèmes de connectivité.

Le modérateur est dans le studio de bureau et le haut-parleur de la maison. Les deux avaient un fond d'écran vert de haute qualité en fonctionnement, donnant au public une apparence très professionnelle. Cela aide que l'orateur était excellent. Les haut-parleurs virtuels ont besoin de plus que du contenu pouvoir parler à une caméra incapable de voir, ressentir ou entendre les émotions de 400 personnes réagissant à ce qu'il disait.

À quoi ressemble une keynote virtuelle de haute qualité?

Une keynote virtuelle de haute qualité se rapprochera de la production scénique lorsqu'elle sera bien réalisée. Pour y parvenir, il n'est pas aussi difficile techniquement qu'il y paraît. le sélection d'un grand orateur sur un sujet pertinent pour le public est essentiel. Se tromper entraînera un public ennuyé et ingrat. Bien faire les choses vous aidera motiver le groupe et qui vous en sera reconnaissant pour le cadeau de la session virtuelle. Ils seront encouragés et inspirés à entreprendre des actions positives à l'avenir.

Comment construire un home studio pour livrer des discussions virtuelles

Le studio peut être à la maison ou à partir d'un studio d'enregistrement professionnel. Cela dépendra de l'emplacement du locuteur et des règles régionales de distanciation sociale. Trouver un studio d'enregistrement peut également être préférable si vous souhaitez que le haut-parleur soit à côté du modérateur. Mais comme nous vous le montrons ici dans les exemples, l'orateur transmettait en direct depuis son domicile au Royaume-Uni et le modérateur était dans les bureaux principaux du client au Danemark. WNous voulons vous dire à quel point il est facile de créer un solide studio d'enregistrement à domicile.

Si vous prévoyez de diffuser une présentation de haute qualité ou une session de questions-réponses interactive avec un orateur, vous n'avez pas l'orateur regarde simplement son ordinateur écran ou appareil photo. Ils devraient être debout avec un fond entièrement interactif, ce qui nécessite un écran vert, un microphone professionnel, une caméra d'enregistrement haute définition (bien que ceux-ci se trouvent sur les ordinateurs personnels haut de gamme) et éclairage puissant dans la pièce.

Écran vert - Guide pour offrir des conférences et webinaires virtuels de haute qualité (Un écran vert typique ou ce que le haut-parleur place derrière eux)

Les lampes de studio peuvent être achetées pour environ 50 $ sur Amazon.com pour trois lumières qui incluent deux réflecteurs parapluie. Alternativement, une solution plus simple consiste à utiliser quelques lampes de bureau angulaires. Nous avons examiné les micros et l'un des plus populaires et des plus beaux est le Blue Yeti qui coûte environ 130 $.Ce kit n'est pas aussi cher comme il semble avec de nombreux paquets dans la gamme de 200 $ - 400 $. Il est également possible d'utiliser du tissu vert ou même de peindre le mur en vert derrière la caméra.

«Si un haut-parleur offre une très bonne conversation virtuelle, le petit investissement dans cet équipement est à long terme dans cet espace en évolution rapide. Si l'une des variables AV incluant la connexion Internet échoue ou tombe, les clients seront extrêmement mécontents et peu susceptibles de modifier la réservation de cette enceinte ou potentiellement d'autres enceintes. »

Voici un lien vers les acheteurs récents guide pour l'enregistrement à domicile forfaits studio. La connexion Internet doit être câblée par un câble Ethernet et avoir une vitesse d'au moins 20mpbs. La course sans fil est à éviter, quelle que soit la force de la connexion, les connexions sans fil sont sujettes à l'abandon. Testez votre vitesse de connexion immédiatement et gratuitement via Speedtest or Vite.

Promotivate Speakers Agency Green Screen backdrop - Guide to Delivering High Quality Virtual Keynotes and Webinars (Voici notre exemple de ce par quoi l'écran vert est remplacé tel que vu par notre public virtuel en arrière-plan)

Logiciel d'écran vert

Les orateurs devraient vouloir ajuster le contenu qui est apparu sur leurs présentations sur scène pour la version virtuelle. Cela signifie que toutes les vidéos, diapositives et sons peuvent apparaître derrière le haut-parleur pour les sessions orales et en direct préenregistrées.

C'est compliqué si vous manquez de connaissances en montage vidéo. Heureusement, il existe de nombreux les plateformes et applications disponibles en ligne permettront une édition simple et ajout d'effets spéciaux qui peuvent être testés et testés. Le package le plus simple que nous ayons trouvé était celui appelé Camtasia 2020 qui est disponible pour Windows et Mac. L'achat d'une licence individuelle semblait coûter environ 250 $ à l'achat. Les utilisateurs d'Apple pourraient également regarder Final Cut Pro X qui au moment de la rédaction de cet article a un Essai gratuit 90-day.

Plateformes de vidéoconférence recommandées

Lorsque la communication en personne n'est pas une option, la visioconférence est préférable pour se sentir connecté avec des collègues. Il existe de nombreuses applications et plates-formes de vidéoconférence et de collaboration.

Certains, comme Cisco WebEx, sont des normes de l'industrie mais peuvent être coûteux. D'autres gagnent en popularité et peuvent même être offerts gratuitement ou à faible coût.

Sur la base de notre expérience réelle ces derniers temps nous avons classé les 5 meilleures plateformes de visioconférence dans l'ordre suivant lorsque l'on considère la qualité du service, la convivialité et le prix.

Zoom est l'une des solutions de visioconférence les plus populaires pour les entreprises. Il est riche en fonctionnalités, avec différents plans basés sur la taille et les besoins de l'entreprise. Les prix varient de gratuit pour les réunions personnelles de base à 19.99 $ par mois (avec un minimum de 100 hôtes) pour les grandes entreprises.

Capture d'écran zoom 1024x664 - Guide pour offrir des keynotes et webinaires virtuels de haute qualité Source : Zoom
Équipes Microsfot - Guide pour offrir des conférences et webinaires virtuels de haute qualité Source : Équipes Microsoft
Microsoft Teams a été largement adopté dans le cadre de la suite bureautique Microsoft 365. Les équipes sont utiles pour les grandes entreprises. Il est possible que pour les petites entreprises, les coûts élevés l'emportent sur les avantages, mais pour les grandes entreprises, Teams fonctionne très bien pour unifier l'entreprise sur un hub central et standardise les outils nécessaires au travail. C'est sans doute la meilleure plate-forme pour exécuter la visioconférence sur grand écran pour les grands événements, comme le montre l'image ci-dessous. Les coûts varient de gratuit à 20 $ par mois pour les petites et moyennes entreprises.
Cisco WebEx est un service standard de l'industrie, en particulier pour ceux qui comptent un grand nombre de membres d'équipe ou une entreprise exceptionnellement grande, le service de visioconférence WebEx de Cisco permet de rejoindre des réunions en ligne ou par téléphone, en fonction de l'emplacement et de la capacité du participant à ce moment-là. Le prix commence à 13.50 $ par mois.
Capture d'écran Cisco WebEx - Guide pour offrir des keynotes et webinaires virtuels de haute qualité Source : Cisco WebEx
Capture d'écran GoToMeeting 1024x613 - Guide pour fournir des keynotes et webinaires virtuels de haute qualité Source : GoToMeeting
GoToMeeting a de nombreuses fonctionnalités utiles, y compris les réunions instantanées ou la planification de réunions et la messagerie de réunion dans l'application entre les participants. Ce n'est pas gratuit et le prix de GoToMeeting commence à 14 $ par mois pour les groupes de 10 participants maximum et coûte 29 $ par mois pour les grands groupes de 150 participants maximum.
Google Meet est une version mise à jour de Google Hangouts. Il est conçu pour les utilisateurs de G Suite. Google Meet est destiné aux visioconférences entre les membres de l'équipe, avec des fonctionnalités similaires à Zoom. Avec de nombreux utilisateurs exploitant leurs comptes de messagerie professionnels via les serveurs de Google, nous nous attendons à ce que Meet monte rapidement dans le classement.
Capture d'écran de Google Meet - Guide pour offrir des keynotes et webinaires virtuels de haute qualité Source: Google

Quels sont les sujets de conversation virtuelle en demande?

Le coronavirus a conduit à la demande de conférenciers experts sur une gamme de sujets d'expression orale établis. Les sujets et les compétences nécessaires pour gérer des situations difficiles sont directement applicables aux entreprises travailler avec des mesures d'isolement et de distanciation sociale qui affectent la performance au niveau des employés et de l'entreprise. Les voici:

#Résistance - Surmonter l'adversité en étant plus résilient dans les temps changeants et difficiles

#Gestion du changement - Comment les employeurs et les employés font-ils le changement radical de mentalité nécessaire pour s'adapter à un nouveau monde et à une nouvelle façon de travailler?

#Change culturel - De nombreuses organisations seront obligées de procéder à des changements de personnel et de recruter localement pour remplacer des équipes internationalement diversifiées. Quelles politiques peuvent être adoptées pour que le changement soit efficace et perçu positivement

#La communication - Comment communiquons-nous efficacement en utilisant les technologies disponibles et à quelle fréquence devrions-nous communiquer

#Ventes & #Haute performance - Comment conserver et même développer les pipelines de vente sous isolement. Comment construire votre propre réseau d'experts du secteur qui contribuera à la croissance lorsque nous prenons des distances sociales

#Motivation- Toutes les contributions des orateurs doivent être #motivational pour tous ces sujets, en communiquant des messages positifs. Un orateur purement motivateur peut être engagé virtuellement pour inspirer des groupes dans des moments difficiles

#Direction - Comment dirigez-vous et inspirez-vous des équipes à performer dans des moments de difficulté extrême. À quelle fréquence devrait-il parler aux employés distants? Quels messages un leader fort devrait-il transmettre et quels commentaires éviter?

#Travail futur - Où votre entreprise veut-elle être dans le futur? Quels sont les changements probables à l'infrastructure; les changements dans l'équilibre travail / vie personnelle, la nécessité d'être flexible et adaptable au changement.

Voici les conférenciers et les sujets qu'ils sont bien placés pour parler virtuellement au public:

Configuration et exigences techniques pour les conversations virtuelles

Choisissez un modérateur fort qui soit est au courant, soit recherchera l'entreprise et le secteur. Un bon modérateur tirera les ficelles, donnera de l'énergie et sera l'interaction entre le public en ligne (qui enverra des questions à l'orateur) et l'orateur. Si possible nous recommander que le leadership d'une organisation soit modéré car il fournit du temps d'antenne et montre de l'empathie d'en haut.

"Le modérateur est donc le visage de l'entreprise."

Sélectionnez un haut-parleur puissant sur un sujet pertinent, parmi ceux que nous avons mentionnés ci-dessus. L'orateur doit, en plus de son expérience, avoir la foyer configuration d'enregistrement studio que nous avons décrit ci-dessus. Une autre option consiste à se rendre dans un studio d'enregistrement local ou même au bureau du client pour enregistrer le flux en direct. Il existe des studios d'enregistrement dans la plupart des villes qui fournissent ces services.

Capture d'écran 2020 05 15 à 14.04.05 1024x531 - Guide pour offrir des keynotes et webinaires virtuels de haute qualité Jim Lawless: écran vert
bear grylls 2 - Guide pour offrir des conférences et webinaires virtuels de haute qualité Bear Grylls: Teaser Video - Cliquez sur l'image pour lire
Briefer l'orateur au moins 3 jours avant la conférence pour discuter des objectifs et des résultats souhaités. Pour aider à développer l'audience, demandez à l'orateur d'envoyer un maximum de deux minutes "Teaser Video" annonçant leur participation et un résumé de ce dont ils parleront. Voici le teaser Bear Grylls enregistré à titre d'exemple pour une conférence à venir.
Limiter à 35-30 minutes pour un discours d'ouverture suivi de questions et réponses. Notre expérience montre que dépasser une durée totale de 45 minutes risque d'être contre-productif. Considérez que les téléspectateurs sont assis devant ordinateurs avec accès à Internet, e-mail et autres distractions. Nous travaillons également avec des intervenants qui sont des communicateurs très confortables et efficaces pendant 90 minutes maximum. Mais pour la plupart des groupes, la durée plus courte est conseillée.

Les 9 éléments clés et l'ordre de la session virtuelle devrait être comme suit;

(1) La salle d'attente virtuelle la zone s'ouvre 5 minutes avant avec une vidéo de haut-parleur en boucle c.30 secondes

(Ii) Exactement à l'heure, le modérateur accueillir les invités, préparer le terrain et présenter le conférencier.

iii) Visionnez la vidéo d'introduction de l'orateur (généralement jusqu'à 3 minutes>

(iv) vers 30 minutes l'orateur conclut leur keynote et ouvre aux questions.

(V) le modérateur sélectionnera des questions de l'auditoire, qui peuvent être envoyées à l'aide de la salle de discussion sur la plupart des plateformes de vidéoconférence. Ou pour une plus grande interactivité en utilisant une application comme glissade en effectuer des sondages et générer des commentaires utiles du public en ligne. Cette session dure aussi longtemps que le modérateur estime que cela convient à la situation.

(vi) Le modérateur clôturer toute la session en 45 minutes (sachez que certaines versions gratuites du logiciel de visioconférence ont une durée limitée. La version gratuite de Zooms permet jusqu'à 100 utilisateurs et limite la conférence à 40 minutes, et désactive automatiquement la session si l'utilisateur dépasse sa limite de temps.

(vii) Prenez des commentaires le même jour de votre public alors qu'il est frais dans leur esprit. L'ont-ils apprécié? La session a-t-elle été utile? Qu'ont-ils appris le plus? Ont-ils des suggestions pour apporter des améliorations? Voudraient-ils participer à de futures sessions virtuelles?

(viii) Partagez les commentaires avec votre public autant que possible. Nous recommandons également de demander à l'orateur de produire un résumé de ses points clés et de l'inclure. Voir l'exemple à droite que nous avons envoyé pour une récente conversation virtuelle par un orateur principal Jim sans loi à 400 personnes dans une entreprise pharmaceutique mondiale.

(ix) Enfin, revoir l'ensemble du processus virtuel. Il devrait être très facile à organiser et à installer. Si ce n'est pas le cas, regardez où les problèmes sont nés des commentaires du public et corrigez-les pour la prochaine session.

Exemple de récapitulatif de suivi Les dix règles pour dompter les tigres Récapitulatif du nom du client supprimé Copie de mai 2020 - Guide pour fournir des keynotes et des webinaires virtuels de haute qualité (Notes de suivi de Jim Lawless après son discours virtuel)

En conclusion

La prise de parole virtuelle est facile à configurer de manière professionnelle, rentable et devrait être un outil extrêmement efficace pour communiquer la positivité à des employés isolés. Ou peut-être pour impressionner les partenaires clients.

Si vous avez des questions sur la façon d'organiser avec succès une keynote virtuelle ou une série de webinaires, nous serons ravis de vous parler sur une plate-forme de visioconférence et de vous guider.

Jonathan Curran, directeur général

Agence de promotion des conférenciers