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Guia para entregar palestras virtuais de alta qualidade e ...

Guia para a entrega de palestras e webinars virtuais de alta qualidade

Como configurar o Keynote virtual perfeito

Realizamos entrega virtual de palestras e webinars para empresas com relativa facilidade nesses momentos. Gostaríamos de compartilhar algumas de nossas boas práticas com nosso público de palestrantes para quem isso é relevante.

Também queremos informar os clientes que talvez não tenham conhecimento da simplicidade de como é fácil estabelecer conversas virtuais. Eles têm um custo significativamente mais baixo para hospedar do que as sessões tradicionais baseadas em estágio de conferência, que envolvem tempo ausente e custos de viagem. Com acesso a bons palestrantes, estamos encontrando maneiras de trazer fortes comunicações positivas para os clientes e seus parceiros, melhorando a positividade no momento em que todos nós somos solicitados a manter distância social.

Porquê?

Empresas de todo o mundo estão se esforçando para encontrar soluções de fala virtual para comunicar mensagens de positividade aos funcionários que trabalham remotamente. Eles também são um ótimo método para demonstrar empatia com o empregador e oferecer qualificação. Por último, mas não menos importante, essas sessões podem proporcionar uma pausa bem-vinda da monotonia longos períodos de isolamento e reconectar as pessoas.

Mas…

Empresas não precisa de palestrantes para se concentrar no conteúdo negativo referente ao coronavírus. Como essas mensagens estão dominando nossas redes de notícias, o foco da sessão deve ser desviado do CV-19 e 99% direcionado ao fornecimento da solução.

Captura de tela 2020 05 15 em 14.00.05 1024x557 - Guia para entrega de palestras e webinars virtuais de alta qualidade

Quantas pessoas podem participar de uma palestra virtual ou de um webinar?

De 2 a 10,000 participantes on-line, as palestras virtuais são facilmente configuradas usando a plataforma certa, que suporta o tamanho da audiência. Aqui está um artigo que publicamos sobre o plataformas e custos de videoconferência aqui.

Como?

Para demonstrar como uma entrega de apresentação virtual bem composta deve ser executada, nós vamos usar uma conferência real que obtivemos 100% de sucesso esta semana em maio. Você verá links de vídeo nesta postagem que mostram o resultado gravando nossa tela.

'Sucesso' para uma entrega virtual é quando todo o público on-line assiste e interage sem interrupções de serviço, e a qualidade do som e da imagem durante o evento virtual é perfeita.

No nosso caso, nenhum dos nossos público global de empresas farmacêuticas de 400 funcionários com base em todo o mundo tiveram problemas de conectividade.

O moderador está no estúdio do escritório e o orador em casa. Ambos tinham tela verde de alta qualidade em operação, dando ao público uma aparência altamente profissional. Ajuda que o orador tenha sido excelente. Os alto-falantes virtuais precisam mais do que o conteúdo necessário capacidade de falar com uma câmera incapaz de ver, sinta ou ouça as emoções de 400 pessoas reagindo ao que ele estava dizendo.

Como é uma apresentação virtual de alta qualidade?

Uma palestra virtual de alta qualidade parecerá próxima da produção em estágio quando bem executada. Conseguir isso não é tão tecnicamente difícil quanto parece. o seleção de um grande palestrante sobre um tópico relevante para o público é essencial. Entender isso errado levará a um público entediado e ingrato. Conseguir isso certo ajudará motivar o grupo e quem será grato para o presente da sessão virtual. Eles serão incentivados e inspirados a fazer ações positivas no futuro.

Como construir um estúdio em casa para oferecer palestras virtuais

O estúdio pode estar em casa ou em um estúdio de gravação profissional. Isso dependerá da localização do orador e das regras regionais de distanciamento social. Encontrar um estúdio de gravação também pode ser preferido se você deseja que o orador esteja ao lado do moderador. Mas como mostramos aqui nos exemplos, o orador estava transmitindo ao vivo de sua casa no Reino Unido e o moderador estava nos escritórios principais do cliente na Dinamarca. WQueremos dizer como é fácil montar um sólido estúdio de gravação em casa.

Se você planeja transmitir uma palestra de alta qualidade ou uma sessão de perguntas e respostas interativa com um palestrante, então não o alto-falante simplesmente olhando para o computador tela ou câmera. Eles devem estar de pé com um fundo totalmente interativo, que requer uma tela verde, microfone profissional, câmera de gravação de alta definição (embora sejam encontrados em computadores domésticos de última geração) e iluminação forte na sala.

Tela Verde - Guia para apresentação de palestras e webinars virtuais de alta qualidade (Uma típica tela verde ou o que o orador coloca atrás deles)

As luzes do estúdio podem ser compradas por cerca de US $ 50 na Amazon.com por três luzes que incluem dois refletores de guarda-chuva. Como alternativa, uma solução mais simples é usar duas lâmpadas de mesa angulares. Vimos microfones e um dos mais populares e mais bonitos é o Azul Yeti que custa cerca de US $ 130.Este kit não é tão caro como parece com muitos pacotes na faixa de US $ 200 a US $ 400. Também é possível usar tecido verde ou até pintar a parede de verde atrás da câmera.

“Se um orador oferece uma conversa virtual realmente boa, o pequeno investimento neste equipamento é a longo prazo neste espaço em rápida evolução. Se alguma das variáveis ​​AV que inclui a conexão à Internet falhar ou cair, os clientes ficarão extremamente descontentes e improváveis ​​que remarquem esse orador ou potencialmente outros oradores. ”

Aqui está um link para compradores recentes guia para gravação em casa pacotes de estúdio. A conexão à Internet deve ser cabeada por cabo Ethernet e ter uma velocidade de pelo menos 20mpbs. A execução sem fio deve ser evitada, por mais forte que seja a conexão, as conexões sem fio tendem a desistir. Teste a velocidade da sua conexão imediatamente gratuitamente via Speedtest or Rápido.

Promover o cenário de tela verde da agência de palestrantes - Guia para a apresentação de palestras e seminários on-line virtuais de alta qualidade (Aqui está nosso exemplo do que a Tela Verde é substituída, conforme visto pelo público virtual em segundo plano)

Software de tela verde

Os oradores devem querer ajustar o conteúdo que apareceu nas apresentações do palco para a versão virtual. Isso significa que quaisquer vídeos, slides e sons podem aparecer atrás do alto-falante, tanto para conversas pré-gravadas quanto para sessões ao vivo.

Isso é complicado se você não tiver conhecimento de edição de vídeo. Felizmente, existem muitos plataformas e aplicativos disponíveis on-line permitirão edição simples e adição de efeitos especiais que podem ser testados e testados. O pacote mais simples que encontramos foi o chamado Camtasia 2020 que está disponível para Windows e Mac. A compra de uma licença individual parecia custar cerca de US $ 250 em uma base de compra. Usuários da Apple também podem olhar Final Cut Pro X que no momento da redação deste artigo tem uma 90-day free trial.

Plataformas de videoconferência recomendadas

Quando a comunicação pessoal não é uma opção, a videoconferência é preferida para se sentir conectado com colegas de trabalho. Existem inúmeras aplicações e plataformas para videoconferência e colaboração.

Alguns, como o Cisco WebEx, são padrões do setor, mas podem ser caros. Outros estão crescendo em popularidade e podem até ser oferecidos gratuitamente ou a baixo custo.

Com base em nossa experiência real nos últimos tempos classificamos as 5 principais plataformas de videoconferência na seguinte ordem ao considerar a qualidade do serviço, usabilidade e preço.

Zoom é uma das soluções mais populares de videoconferência para empresas. É rico em recursos, com vários planos baseados no tamanho e nas necessidades da empresa. Os preços variam de gratuitos para reuniões pessoais básicas a US $ 19.99 por mês (com um mínimo de 100 anfitriões) para grandes empresas.

Zoom screenshot 1024x664 - Guia para apresentação de palestras e webinars virtuais de alta qualidade Fonte: Zoom
Equipes Microsfot - Guia para apresentação de palestras e webinars virtuais de alta qualidade Fonte: Equipes da Microsoft
Microsoft Teams foi amplamente adotado como parte do pacote do Microsoft 365 office. As equipes são úteis para grandes empresas. É possível que, para pequenas empresas, os custos dispendiosos superem os benefícios, mas para as grandes empresas, as equipes trabalham muito bem para unificar a empresa em um hub central e padronizar as ferramentas necessárias para o trabalho. É sem dúvida a melhor plataforma para executar videoconferência na tela grande para grandes eventos, como mostra a imagem abaixo. Os custos variam de grátis a US $ 20 por mês para pequenas e médias empresas.
Cisco WebEx é um serviço padrão do setor, especialmente para aqueles com um grande número de membros da equipe ou uma empresa excepcionalmente grande, o serviço de videoconferência WebEx da Cisco permite ingressar em reuniões on-line ou por telefone, dependendo da localização e capacidade do participante no momento. O preço começa em US $ 13.50 por mês.
Captura de tela do Cisco WebEx - Guia para apresentação de palestras e seminários on-line de alta qualidade Fonte: Cisco WebEx
GoToMeeting screenshot 1024x613 - Guia para a entrega de palestras e seminários on-line de alta qualidade Fonte: GoToMeeting
GoToMeeting possui muitos recursos úteis, incluindo reuniões instantâneas ou agendamento de reuniões e mensagens de reunião no aplicativo entre os participantes. Não é gratuito e o preço do GoToMeeting começa em US $ 14 por mês para grupos de até 10 participantes e custa US $ 29 por mês para grupos maiores de até 150 participantes.
Google Conheça é uma versão atualizada do Google Hangouts. Ele foi projetado para usuários do G Suite. O Google Meet é para videoconferências entre membros da equipe, com recursos semelhantes ao Zoom. Com muitos usuários operando suas contas de e-mail comercial através dos servidores do Google, esperamos que o Meet suba rapidamente no ranking.
Captura de tela do Google Meet - Guia para apresentação de palestras e webinars virtuais de alta qualidade Fonte: Google

Quais são os tópicos de palestras virtuais sob demanda?

O coronavírus levou à demanda de palestrantes especializados em vários tópicos de fala estabelecidos. Os tópicos e as habilidades necessárias para melhor gerenciar circunstâncias difíceis são diretamente aplicáveis ​​às empresas trabalhando bem com medidas de isolamento e distanciamento social que estão afetando o desempenho no nível dos funcionários e da empresa. Aqui estão eles:

#Resiliência - Superar a adversidade, sendo mais resiliente em tempos de mudança e desafio

#Mudar a gestão - Como empregadores e funcionários fazem a mudança sísmica de mentalidade necessária para se adaptar a um novo mundo e uma nova maneira de trabalhar

#Mudança Cultural - Muitas organizações serão forçadas a fazer mudanças de pessoal e recrutar localmente para substituir equipes internacionalmente diversas. Quais políticas podem ser adotadas para que a mudança seja eficaz e vista positivamente

#Comunicação - Como nos comunicamos efetivamente usando as tecnologias disponíveis e com que frequência devemos nos comunicar

#Vendas & #Alta performance - Como reter e até crescer pipelines de vendas sob isolamento. Como construir sua própria rede de especialistas do setor que ajudarão o crescimento quando estivermos distanciando socialmente

#Motivação- Todas as entradas dos alto-falantes devem ser motivacionais para todos esses tópicos, comunicando mensagens positivas. Um palestrante motivacional puro pode ser contratado virtualmente para inspirar grupos em tempos difíceis

#Liderança - Como você lidera e inspira as equipes a atuar em momentos de extrema dificuldade. Quantas vezes deve falar com funcionários remotos? Que mensagens um líder forte deve dar e que comentários devem ser evitados?

#Trabalho futuro - Onde sua empresa deseja estar no futuro? Quais são as mudanças prováveis ​​na infraestrutura; mudanças no equilíbrio trabalho / vida, a necessidade de ser flexível e adaptável às mudanças.

Aqui estão os palestrantes e os tópicos em que eles estão bem posicionados para falar virtualmente com o público:

A instalação e os requisitos técnicos para conversas virtuais

Escolha um moderador forte quem conhece ou pesquisará a empresa e o setor. Um bom moderador puxa as cordas, dá energia e é a interação entre o público on-line (que enviará perguntas para o orador) e o orador. Se possível nós recomendamos que a liderança de uma organização seja moderada pois fornece tempo de antena e mostra empatia de cima.

"O moderador é, portanto, o rosto da empresa."

Selecione um alto-falante forte sobre um tópico relevante de interesse, daqueles mencionados acima. O orador deve, além de sua experiência, ter o Início configuração de gravação em estúdio que descrevemos acima. Outra opção é viajar para um estúdio de gravação local ou mesmo para o escritório do cliente para gravar a transmissão ao vivo. Existem estúdios de gravação na maioria das cidades que fornecem esses serviços.

Captura de tela 2020 05 15 em 14.04.05 1024x531 - Guia para entrega de palestras e webinars virtuais de alta qualidade Jim Lawless: Tela Verde
bear grylls 2 - Guia para apresentação de palestras e webinars virtuais de alta qualidade Bear Grylls: Teaser Video - Clique na imagem para jogar
Informar o orador pelo menos 3 dias antes da palestra para discutir os objetivos e os resultados desejados. Para ajudar a aumentar o público, peça ao orador que envie no máximo dois minutos 'Vídeo teaser' anunciando sua participação e um resumo do que eles estarão falando. Aqui está o teaser Bear Grylls gravado a título de exemplo para uma conferência em andamento.
Limite de 35 a 30 minutos para apresentação de apresentação seguida de perguntas e respostas. Nossa experiência mostra que ir além de um tempo total de 45 minutos pode ser contraproducente. Considere que os espectadores estão sentados na frente de computadores com acesso à internet, e-mail e outras distrações. Também trabalhamos com alto-falantes que são comunicadores muito confortáveis ​​e eficazes por até 90 minutos. Mas para a maioria dos grupos, recomenda-se a menor duração.

Os 9 elementos-chave e a ordem da sessão virtual deve ser o seguinte;

(1) A sala de espera virtual A área é aberta 5 minutos antes com um vídeo em alto-falante em loop c.30 segundos

(Ii) Exatamente dentro do prazo, o Moderador irá Bem-vindos, montem o cenário e apresentem o orador.

iii) Reproduza o vídeo introdutório do palestrante (geralmente de até 3 minutos de duração>

(iv) por volta 30 minutos o orador conclui sua palestra e abre para perguntas.

(V) o moderador selecionará perguntas do público, que podem ser enviadas usando a sala de bate-papo na maioria das plataformas de videoconferência. Ou para maior interatividade usando um aplicativo como Slido por executando pesquisas e gerando feedback útil da audiência online. Esta sessão dura enquanto o Moderador considerar adequado à situação.

(VI) O moderador irá encerre a sessão inteira em 45 minutos (esteja ciente de que algumas versões gratuitas do software de videoconferência têm limites de duração. A versão gratuita do zoom permite até 100 usuários e limita a conferência a 40 minutose desativa automaticamente a sessão se o usuário ultrapassar o limite de tempo.

(vii) Receba feedback no mesmo dia do seu público enquanto ele estiver fresco em suas mentes. Eles gostaram? A sessão foi valiosa? O que eles aprenderam mais? Eles têm sugestões para fazer melhorias? Eles gostariam de participar de futuras sessões virtuais?

(viii) Compartilhe o feedback com seu público, tanto quanto possível. Recomendamos também pedir ao orador que produza um resumo de seus pontos principais e inclua isso. Veja o exemplo à direita que enviamos para uma recente conversa virtual do principal orador Jim Sem Lei para 400 pessoas em uma empresa farmacêutica global.

(ix) Finalmente, revise todo o processo virtual. Deve ser muito fácil de organizar e configurar. Caso contrário, observe onde os problemas surgiram do feedback do público e corrija-os para a próxima sessão.

Recapitulação de acompanhamento de exemplo As dez regras para domar tigres Recapitulam o nome do cliente removido cópia de maio de 2020 - Guia para a entrega de palestras e seminários on-line virtuais de alta qualidade (Notas de acompanhamento de Jim Lawless após sua palestra virtual)

Conclusão

A fala virtual é fácil de configurar profissionalmente, com bom custo-benefício e deve ser uma ferramenta extremamente eficaz para comunicar positividade a funcionários isolados. Ou talvez para impressionar os parceiros clientes.

Se você tiver alguma dúvida sobre como executar uma série de palestras virtuais ou de seminários on-line de sucesso, teremos prazer em falar em uma plataforma de videoconferência e orientá-lo.

Jonathan Curran, diretor administrativo

Agência de promoção de palestrantes