en English
Pro-Motivate-logotyp
Guide för att leverera virtuella nycklar av hög kvalitet och ...

Guide för att leverera virtuella keynoter och webbseminarier av hög kvalitet

Hur man ställer in den perfekta virtuella nyckeln

Vi kör virtuella keynote-leveranser och webbseminarier för företag med relativt lätthet vid dessa tillfällen. Vi vill dela några av våra goda rutiner med vår publik av högtalare som det är relevant för.

Vi vill också informera kunder som kanske inte är medvetna om hur enkelt det är att skapa virtuella samtal. De är betydligt lägre i värdkostnader än traditionella konferensbaserade sessioner som involverar tid bort och resekostnader. Med tillgång till bra talare hittar vi sätt att få stark positiv kommunikation till klienter och deras partners, vilket förbättrar positiviteten i en tid då vi alla uppmanas att hålla socialt avstånd.

Varför?

Företag överallt rusar för att hitta virtuella talande lösningar på förmedla positiva meddelanden till anställda som arbetar på distans. De är också en utmärkt metod för att visa arbetsgivarens empati och leverera uppskolning. Sist men inte minst kan dessa sessioner ge en välkomstavbrott från monotonin av långa perioder med isolering och återansluta människor.

Men…

Företag behöver inte högtalare för att fokusera på det negativa innehållet angående Coronavirus. Dessa meddelanden dominerar våra nyhetsnätverk, så fokusen för sessionen bör styras bort från CV-19 och 99 procent riktade på att tillhandahålla lösningen.

Skärmdump 2020 05 15 kl. 14.00.05 1024x557 - Guide för att leverera virtuella keynoter och webbseminarier av hög kvalitet

Hur många människor kan delta i en virtuell nyckel eller webinar?

Från 2 till 10,000 XNUMX deltagare online kan virtuella nycklar enkelt konfigureras med rätt plattform, som stöder publikens storlek. Här är en artikel som vi publicerade om plattformar och kostnader för videokonferenser här.

Hur?

För att demonstrera hur en välkomponerad virtuell keynote-leverans ska köras, vi kommer att använda en riktig konferens som vi levererade med 100% framgång denna vecka i maj. Du ser videolänkar i det här inlägget som visar resultatet genom att spela in vår skärm.

"Framgång" för en virtuell keynote-leverans är när alla online-publik tittar och interagerar utan serviceavbrott och ljud- och bildkvalitet under den virtuella händelsens varaktighet är perfekt.

I vårt fall är ingen av våra global läkemedelsföretags publik på 400 anställda, baserade över hela världen, hade någon anslutningsproblem överhuvudtaget.

Moderatoren är i kontorsstudion och talaren hemifrån. Båda hade bakgrunder av hög kvalitet på grön skärm i drift vilket gav publiken ett mycket professionellt utseende. Det hjälper att högtalaren var utmärkt. Virtuella högtalare behöver mer än innehåll de behöver förmåga att prata med en kamera som inte kan se, känna eller höra känslorna från 400 människor som reagerar på det han sa.

Hur ser en virtuell nyckel av hög kvalitet ut?

En virtuell nyckel av högsta kvalitet kommer att se nära scenproduktionen när det är klart. Att uppnå detta är inte så tekniskt svårt som det verkar. De urval av en bra talare om ett relevant ämne för publiken är viktigt. Att få detta fel kommer att leda till en uttråkad och tacksam tacksamhet. Att få detta rätt kommer att hjälpa motivera gruppen och vem kommer att vara tacksam för presenten av den virtuella sessionen. De kommer att uppmuntras och inspireras att göra positiva åtgärder framöver.

Hur man bygger en hemmastudio för att leverera virtuella samtal

Studion kan vara hemma eller från en professionell inspelningsstudio. Detta kommer att bero på talarens placering och regionala sociala distansregler. Att hitta en inspelningsstudio kan också vara att föredra om du vill att talaren ska ligga vid sidan av moderatoren. Men som vi visar dig här i exemplen, talaren överförde live från sitt hem i Storbritannien och moderator var på kundens huvudkontor i Danmark. WJag vill berätta hur lätt det är att inrätta en solid hemmaplan.

Om du planerar att strömma en högkvalitativ keynote eller en interaktiv Q & A-session med en högtalare så har du inte högtalaren stirrar helt enkelt in i sin dator skärm eller kamera. De borde stå upp med en helt interaktiv bakgrund, som kräver en grön skärm, professionell mikrofon, högupplöst inspelningskamera (även om dessa finns på hemmastadda datorer) och stark belysning i rummet.

Grön skärm - guide för att leverera virtuella keynoter och webbseminarier av hög kvalitet (En typisk grön skärm eller vad högtalaren placerar bakom dem)

Studiobelysning kan köpas för cirka $ 50 på Amazon.com för tre lampor som innehåller två paraplyreflektorer. Alternativt är en enklare lösning att använda ett par vinklade skrivbordslampor. Vi tittade på mikrofoner och en av de mest populära och snyggaste är blå Yeti vilket kostar cirka 130 dollar.Detta kit är inte lika dyrt som det verkar med många paket i intervallet 200 - $ 400. Det är också möjligt att använda grönt tyg eller till och med måla väggen grön bakom kameran.

”Om en högtalare håller ett riktigt bra virtuellt samtal är den lilla investeringen i denna utrustning på lång sikt i detta snabbt växande utrymme. Om någon av AV-variablerna som inkluderar internetanslutningen misslyckas eller tappar kommer kunderna att vara extremt olyckliga och osannolika att de antingen ombokar denna högtalare eller potentiellt andra högtalare. ”

Här är en länk till de senaste köparna guide för heminspelning studiopaket. Internetanslutningen ska anslutas med Ethernet-kabeln och ha en hastighet på minst 20 Mbps. Att köra trådlöst är att undvika, oavsett hur stark anslutningen är, är trådlösa anslutningar benägna att lämna ut. Testa din anslutningshastighet omedelbart gratis via Billetnet - Comentários dos Usuários Pegar Impro or Snabb.

Främja högtalarbyråns grön skärmbakgrund - guide till leverans av virtuella keynoter och webbseminarier av hög kvalitet (Här är vårt exempel på vad den gröna skärmen ersätts av som ses av vår virtuella publik i bakgrunden)

Grön skärm programvara

Högtalare borde vilja justera innehållet som visades på deras scenpresentationer för den virtuella versionen. Detta innebär att alla videor, bilder och ljud kan visas bakom högtalaren för både förinspelade tal- och live-sessioner.

Detta är komplicerat om du saknar kunskap om videoredigering. Tack och lov finns det många plattformar och appar som är tillgängliga online möjliggör enkel redigering och tillägg av specialeffekter som kan testas och testas. Det enklaste paketet som vi hittade heter ett Camtasia 2020 som är tillgängligt för Windows och Mac. Att köpa en individuell licens tycktes kosta ungefär $ 250 på köpbasis. Apple-användare kanske också tittar på Final Cut Pro X som vid skrivandet av denna artikel har en 90-dagars gratis försök.

Rekommenderade videokonferensplattformar

När personlig kommunikation inte är ett alternativ föredras videokonferenser för att känna sig anslutna till medarbetare. Det finns många applikationer och plattformar för videokonferenser och samarbete.

Vissa, till exempel Cisco WebEx, är industristandarder men kan vara dyra. Andra växer i popularitet och kan till och med erbjudas gratis eller till en låg kostnad.

Baserat på vår faktiska erfarenhet under senare tid Vi har rankat Topp 5 videokonferensplattformar i följande ordning när man beaktar kvaliteten på tjänsten, användbarhet och pris.

Zoom är en av de populäraste videokonferenslösningarna för företag. Det är funktionsrikt med olika planer baserade på affärsstorlek och behov. Priserna sträcker sig från kostnadsfria personliga möten till $ 19.99 per månad (med minst 100 värdar) för stora företag.

Zooma skärmdump 1024x664 - Guide till att leverera virtuella keynoter och webbseminarier av hög kvalitet Källa: Zoom
Microsfot-team - guide till leverans av virtuella keynoter och webbseminarier av hög kvalitet Källa: Microsoft Teams
Microsoft-lag har vidtagits allmänt som en del av Microsoft 365-kontorssviten. Team är användbart för stora företag. Det är möjligt att för små företag de dyra kostnaderna uppväger fördelarna, men för stora företag fungerar Team utmärkt för att förena företaget i ett centralt nav och standardiserar de verktyg som behövs för arbetet. Det är utan tvekan den bästa plattformen för att köra videokonferenser till storskärmen för stora evenemang som bilden nedan visar. Kostnaderna varierar från gratis till 20 USD per månad för små till medelstora företag.
cisco-webex är en branschstandardtjänst, speciellt för dem med ett stort antal teammedlemmar eller ett exceptionellt stort företag, Ciscos WebEx-videokonferensservice gör det möjligt att delta i möten online eller via telefon, beroende på deltagarens plats och förmåga vid den tiden. Prissättningen börjar på $ 13.50 per månad.
Cisco WebEx-skärmdump - guide för att leverera virtuella keynoter och webbseminarier av hög kvalitet Källa: Cisco WebEx
GoToMeeting-skärmdump 1024x613 - Guide till att leverera virtuella keynoter och webbseminarier av hög kvalitet Källa: GoToMeeting
GoToMeeting har många användbara funktioner, inklusive direktmöten eller mötesplanering och mötesmeddelanden i appen mellan deltagarna. Det är inte gratis och GoToMeeting-prissättningen börjar på $ 14 per månad för grupper på upp till 10 mötesdeltagare och kostar $ 29 per månad för större grupper på upp till 150 deltagare.
Google träffas är en uppgraderad version av Google Hangouts. Den är utformad för G Suite-användare. Google Meet är för videomöten bland teammedlemmar, med liknande funktioner som Zoom. Med många användare som driver sina affärs-e-postkonton via Googles servrar förväntar vi oss att Meet snabbt kommer att stiga upp rankningen.
Google Meet-skärmdump - guide för att leverera virtuella keynoter och webbseminarier av hög kvalitet Källa: Google

Vilka är de efterfrågade virtuella talande ämnena?

Coronavirus har lett till efterfrågan från sakkunniga talare om en rad etablerade talämnen. Ämnen och färdigheter som krävs för att bäst ska kunna göras hantera svåra omständigheter är direkt tillämpliga på företag arbetar med isolerings- och sociala distansåtgärder väl som påverkar prestanda på anställd- och företagsnivå. Här är de:

#Elasticitet - Att övervinna motgången genom att vara mer motståndskraftig i föränderliga och utmanande tider

# Ändra hantering - Hur gör arbetsgivare och anställda den seismiska förändringen i tankesätt som krävs för att anpassa sig till en ny värld och ett nytt arbetssätt

#Cultural Exchange - Många organisationer kommer att tvingas göra personalförändringar och rekrytera lokalt för att ersätta internationellt olika team. Vilka policyer kan antas för att förändringen ska bli effektiv och ses positivt

#Kommunikation - Hur kommunicerar vi effektivt med tillgänglig teknik och hur ofta ska vi kommunicera

#Salg & #Hög prestanda - Hur man behåller och till och med odlar försäljningsrörledningar isolerat. Hur man bygger ditt eget nätverk av sektorsexperter som hjälper tillväxten när vi socialt distanserar

#Motivering- Alla högtalaringångar bör vara #motiverande för alla dessa ämnen, genom att kommunicera positiva meddelanden. En ren motiverande talare kan engageras praktiskt taget för att inspirera grupper i utmanande tider

#Ledarskap - Hur leder du och inspirerar lag att prestera i tider med extrem svårighet. Hur ofta ska man prata med avlägsna anställda? Vilka meddelanden bör en stark ledare ge ut och vilka kommentarer bör undvikas?

#Framtida arbete - Var vill ditt företag vara i framtiden? Vilka är de troliga förändringarna i infrastruktur; förändringar i balans mellan arbete och liv, behovet av att vara flexibelt och anpassningsbart till förändringar.

Här är talare och ämnen som de är välplacerade för att prata praktiskt taget till publiken:

Uppsättningen och tekniska kraven för virtuella samtal

Välj en stark moderator som antingen vet om eller så kommer de att undersöka företaget och sektorn. En bra moderator kommer att dra i strängarna, ge energi och är interaktionen mellan online-publiken (som skickar frågor till talaren) och talaren. Om möjligt vi rekommenderar att ledningen för en organisation är måttlig eftersom det ger lufttid och visar empati från ovan.

"Moderatoren är därför företagets ansikte."

Välj en stark högtalare om ett relevant ämne av intresse, från de som vi nämnde ovan. Talaren bör utöver deras erfarenhet ha hem studioinspelning som vi har beskrivit ovan. Ett annat alternativ är att resa till en lokal inspelningsstudio eller till och med klientens kontor för att spela in live stream från. Det finns inspelningsstudior i de flesta städer som tillhandahåller dessa tjänster.

Skärmdump 2020 05 15 kl. 14.04.05 1024x531 - Guide för att leverera virtuella keynoter och webbseminarier av hög kvalitet Jim Lawless: Grön skärm
bear grylls 2 - Guide to Levering Virtual Quality Keynotes And Webinars av hög kvalitet Bear Grylls: Teaser Video - Klicka på bilden för att spela
Kortfattat talaren minst tre dagar före samtalet för att diskutera målen och önskade resultat. Låt högtalaren skicka maximalt två minuter för att hjälpa till att bygga publiken "Teaser-video" tillkännage deras deltagande och en sammanfattning av vad de kommer att prata om. Här är teasern Bear Grylls inspelad som exempel för en kommande konferens.
Begränsa till 35 - 30 minuter för keynote-leverans följt av frågor och svar. Vår erfarenhet visar att det sannolikt kommer att vara kontraproduktivt att gå längre än en total tid på 45 minuter. Tänk på att tittarna sitter framför datorer med tillgång till internet, e-post och andra distraktioner. Vi arbetar också med högtalare som är mycket bekväma och effektiva kommunikatörer i upp till 90 minuter. Men för de flesta grupper rekommenderas den kortare varaktigheten.

De 9 nyckelelementen och ordningen för den virtuella sessionen bör vara följande:

(1) Du har nu möjlighet virtuellt väntrum området öppnas 5 minuter innan med en loopinghögtalarvideo c.30 sekunder

(Ii) Exakt i tid kommer moderatoren att göra det välkomna gäster, ställa upp scenen och presentera talaren.

iii) Spela högtalarens introduktionsvideo (vanligtvis upp till 3 minuter lång>

(Iv) på runt 30 minuter avslutar talaren deras grundton och öppnar för frågor.

(V) moderator kommer att välja frågor från publiken, som kan skickas med chattrumsfaciliteten på de flesta videokonferensplattformar. Eller för större interaktivitet med hjälp av en app som Slido för köra opinionsundersökningar och generera användbar feedback från online-publiken. Denna session varar så länge som moderatoren känner att den passar situationen.

(Vi) Moderatoren kommer stäng ut hela sessionen inom 45 minuter (var medveten om att vissa gratisversioner av videokonferensprogramvara har tidsgränser för varaktigheten. Zooms gratisversion tillåter upp till 100 användare och begränsar konferensen till 40 minuter, och stänger automatiskt av sessionen om användaren överskrider sin tidsgräns.

(Vii) Ta feedback samma dag från din publik medan det är friskt i deras sinnen. Tyckte de om det? Var sessionen värdefull? Vad lärde de sig mest? Har de förslag till förbättringar? Skulle de vilja delta i framtida virtuella sessioner?

(Viii) Dela feedbacken med din publik så mycket som möjligt. Vi rekommenderar att du också ber talaren att ta fram en sammanfattning av deras viktiga punkter och inkludera detta. Se exemplet till höger som vi skickade ut för en ny virtuell prat av ledande talare Jim Lawless till 400 personer på ett globalt läkemedelsföretag.

(Ix) Slutligen granska hela den virtuella processen. Det bör vara väldigt enkelt att organisera och konfigurera. Om det inte var det, titta på var problemen uppstod från publikens feedback och fixa dem för nästa session.

Exempel Uppföljning Sammanfattning De tio reglerna för tamning av tigrar Omfattning för klientnamn tas bort maj 2020-kopia - guide till leverans av virtuella keynoter och webbseminarier av hög kvalitet (Följ upp anteckningar av Jim Lawless efter hans virtuella keynote)

Slutsatser

Virtuellt talande är lätt att skapa professionellt, kostnadseffektivt och bör vara ett extremt effektivt verktyg för att kommunicera positivitet till isolerade medarbetare. Eller kanske för att imponera på klientpartner.

Om du har några frågor om hur du kör en framgångsrik virtuell nyckel- eller webinarhögtalarserie talar vi gärna på en videokonferensplattform och guider dig.

Jonathan Curran, VD

Främja högtalarbyrån